Home office és távmunka – mit kell szabályoznia a munkáltatónak?

A home office az utóbbi években sok szervezetnél a mindennapi működés részévé vált. Ennek ellenére még mindig gyakori, hogy azt informális lehetőségként kezelik: a munkavállaló bizonyos napokon otthonról dolgozik, de ennek munkajogi és munkavédelmi feltételeit nem rendezik megfelelően.

A hatályos szabályozás alapján az otthoni munkavégzés nem jogi „senkiföldje”. Attól, hogy a munkavállaló nem a munkáltató telephelyén dolgozik, a munkáltató munkajogi és munkavédelmi kötelezettségei nem szűnnek meg – ugyanakkor nem is pontosan ugyanazokat a szabályokat kell alkalmazni, mint egy hagyományos munkahely esetében.

Home office vagy távmunka?

A Munka Törvénykönyve nem határozza meg külön a „home office” fogalmát. Távmunkavégzésről beszél, ha a munkavállaló a munkaideje egy részében vagy egészében a munkáltató telephelyétől elkülönült helyen dolgozik.

Ez alapján a rendszeresen biztosított otthoni munkavégzés – akkor is, ha csak heti egy vagy két napot jelent – jellemzően részleges távmunkavégzésnek tekinthető. A távmunkavégzésben történő foglalkoztatásról a munkaszerződésben meg kell állapodni.

Nem elegendő tehát kizárólag szóban engedélyezni az otthoni munkavégzést, vagy csak egy belső szabályzatban rögzíteni annak lehetőségét. A munkaszerződésnek tartalmaznia kell, hogy a foglalkoztatás távmunkavégzés keretében is történik; a részletes működési szabályok pedig külön megállapodásban vagy belső szabályzatban is rendezhetők.

Mit jelent az évi 44 munkanapos szabály?

Az Mt. lehetővé teszi, hogy a munkáltató a munkavállalót átmenetileg a munkaszerződésétől eltérő munkahelyen foglalkoztassa. Ennek éves felső határa 44 beosztás szerinti munkanap, vagy 352 óra és ezt a munkáltató rendeli el.

Ez azonban nem egy általánosan felhasználható éves „home office-keret”. A szabály az átmeneti, munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatásra vonatkozik. Egy előre kialakított, rendszeresen ismétlődő hibrid munkarendet nem célszerű erre alapozni; azt a munkaszerződésben kell megfelelően rendezni.

Mit kell meghatározni?

A munkaszerződésben vagy a kapcsolódó belső szabályozásban célszerű egyértelműen rendezni:

• milyen rendszerességgel és milyen feltételekkel végezhető távmunka

• mely napokon vagy milyen eljárás alapján dolgozhat a munkavállaló a telephelytől távol

• honnan végezhető a munka

• hogyan történik a munkaidő nyilvántartása

• hogyan és milyen keretek között ellenőrizheti a munkáltató a munkavégzést

• milyen munkaeszközöket biztosít a munkáltató

• használhat-e a munkavállaló saját eszközt

• hogyan történik az esetleges költségek elszámolása

• milyen adatvédelmi és információbiztonsági szabályokat kell betartani

• hogyan kell bejelenteni a munkavégzést érintő rendellenességet vagy balesetet.

Ennek azért is van jelentősége, mert eltérő megállapodás hiányában az Mt. szerint a távmunkát végző munkavállaló a munkáltató telephelyén legfeljebb a munkanapok egyharmadában dolgozik. Ha például a szervezet heti két nap otthoni és három nap irodai munkavégzést szeretne alkalmazni, ezt külön meg kell határozni.

Nem ugyanazok a munkavédelmi szabályok vonatkoznak minden távmunkára

A Munkavédelmi törvény külön kezeli a számítástechnikai eszközzel, illetve a nem számítástechnikai eszközzel végzett távmunkát. A két esetben eltérőek a munkáltató munkavégzési hellyel kapcsolatos feladatai.

Számítástechnikai eszközzel végzett távmunka

Az irodai jellegű, számítógépes távmunka esetén a munkáltatónak írásban kell tájékoztatnia a munkavállalót a biztonságos és egészséget nem veszélyeztető munkakörülmények szabályairól.

A munkavállaló ezek figyelembevételével maga választja meg a munkavégzés helyét. A munkáltató – eltérő megállapodás hiányában – számítástechnikai eszköz alkalmazásával, távolról ellenőrizheti a munkavédelmi szabályok megtartását.

Ez azt jelenti, hogy számítógépes távmunka esetén nem kell valamennyi munkavállaló lakását vagy minden lehetséges munkavégzési helyet személyesen felmérni és előzetesen jóváhagyni. A munkáltatónak azonban meg kell határoznia azokat a feltételeket, amelyeknek a munkavállaló által választott helynek meg kell felelnie.

Az írásbeli tájékoztatásnak érdemes kitérnie többek között:

• a megfelelő munkafelületre és ülőhelyre

• a képernyő, a billentyűzet és az egyéb eszközök elhelyezésére

• a megfelelő megvilágításra és hőmérsékletre

• a vezetékek, hosszabbítók és villamos eszközök biztonságos használatára

• a képernyős munkavégzés megszakítására

• a munkakörnyezet biztonságos állapotának fenntartására

• a rendellenességek és balesetek bejelentésére.

• Nem számítástechnikai eszközzel végzett távmunka

Ha a munkavállaló a távmunkában nem kizárólag számítástechnikai eszközzel dolgozik – például otthon szerelési, összeszerelési vagy más fizikai tevékenységet végez –, szigorúbb szabályokat kell alkalmazni.

Ebben az esetben:

• írásban meg kell állapodni a munkavégzés helyéről

• a munkavégzés csak a munkáltató által előzetesen munkavédelmi szempontból megfelelőnek minősített helyen kezdhető meg

• a munkavállaló a munkakörülményeket a munkáltató hozzájárulása nélkül nem változtathatja meg

• a munkáltatónak vagy megbízottjának rendszeresen ellenőriznie kell a munkakörülményeket és a szabályok megtartását.

Ilyen tevékenységnél tehát már szükség lehet a munkavégzési hely tényleges vizsgálatára, valamint annak pontos meghatározására, hogy milyen gép, berendezés, szerszám vagy anyag használható ott biztonságosan.

Kockázatértékelés és munkavédelmi oktatás

A távmunka során végzett tevékenységet és annak kockázatait a munkáltató kockázatértékelésében is figyelembe kell venni. Számítógépes munkavégzésnél ennek nem feltétlenül kell valamennyi munkavállaló lakására külön-külön kiterjednie, de értékelni kell a munkavégzés jellegéből eredő általános veszélyeket és meg kell határozni a szükséges megelőző intézkedéseket.

A munkavédelmi oktatásnak szintén ki kell térnie a távmunkavégzésre vonatkozó szabályokra. A munkavállalónak ismernie kell a biztonságos munkakörnyezet kialakításának feltételeit, a munkaeszközök használatát, az ergonómiai szabályokat, valamint a rendellenességek és balesetek bejelentésének módját.

Az írásbeli tájékoztatás és az oktatás megtörténtét igazolható módon dokumentálni kell.

Saját eszköz használata

A munkavállaló saját munkaeszközt csak a munkáltatóval kötött megállapodás alapján használhat.

Ilyen esetben a munkáltatónak a kockázatértékelés során meg kell győződnie arról, hogy az eszköz egészséget nem veszélyeztető és biztonságos állapotban van. A megfelelő állapot későbbi fenntartásáról a törvény alapján a munkavállaló gondoskodik.

A megállapodásban ettől függetlenül célszerű tisztázni, hogy meghibásodás esetén ki intézi a javítást, milyen szoftverek használhatók, hogyan történik az adatok védelme, és a munkáltató milyen módon ellenőrizheti a munkavégzéshez használt eszközt.

A képernyős munkavégzés szabályai otthon is érvényesek

A képernyős munkavégzés követelményeit nemcsak a munkáltató irodájában, hanem távmunkában is alkalmazni kell.

Ha a munkavállaló napi munkaidejéből legalább négy órán keresztül rendszeresen képernyős eszközt használ, a munkáltatónak értékelnie kell többek között a látást, a fizikai állapotot és a mentális terhelést érintő kockázatokat.

A munkát úgy kell megszervezni, hogy a folyamatos képernyőhasználatot óránként legalább tízperces megszakítás váltsa fel. A munkáltatónak kezdeményeznie kell a szükséges szem- és látásvizsgálatot, és ha annak eredménye alapján indokolt, biztosítania kell a képernyős munkavégzéshez szükséges szemüveget is.

Mi történik, ha valakit otthon ér baleset?

Az otthon bekövetkező baleset is lehet munkabaleset. A minősítésnél nem önmagában a baleset helye a döntő, hanem az, hogy a baleset a szervezett munkavégzés során vagy azzal összefüggésben következett-e be.

Munkabaleset lehet például, ha a munkavállaló a munkavégzéshez használt vezetékben botlik meg, vagy egy munkafeladat teljesítése közben sérül meg. Nem válik azonban minden, munkaidő alatt otthon bekövetkező baleset automatikusan munkabalesetté: egy magánjellegű háztartási tevékenység során elszenvedett sérülés nem feltétlenül kapcsolódik a munkavégzéshez.

Ezért fontos, hogy a munkavállaló haladéktalanul jelentse a balesetet, a munkáltató pedig a konkrét körülmények alapján vizsgálja ki és minősítse az esetet.

Kérheti-e a munkavállaló a távmunkát?

A munkavállaló kérheti, hogy távmunkában foglalkoztassák, de ez nem jelent automatikus jogosultságot az otthoni munkavégzésre.

A munkáltatónak tájékoztatnia kell a munkavállalókat a távmunkában betölthető munkakörökről. A munkaviszony első hat hónapjának elteltét követően a munkavállaló kérheti a munkaszerződése módosítását, ez azonban nem jelent automatikus jogosultságot a távmunkára. A hat hónapos korlátozás a nyolc év alatti gyermeket nevelő és a gondozást végző munkavállaló külön kérelmezési lehetőségére is vonatkozik.

A kérelmet írásban meg kell indokolni, a munkáltatónak pedig tizenöt napon belül írásban kell válaszolnia. Az elutasítást meg kell indokolni.

Kell tűzoltó készülék az otthoni munkahelyre?

Önmagában attól, hogy egy munkavállaló a lakásában számítógépes munkát végez, még nem keletkezik általános kötelezettség arra, hogy a munkáltató tűzoltó készüléket helyezzen el az otthonában.

A tűzvédelmi követelményeket mindig a tényleges tevékenység, a használt eszközök és anyagok, valamint az épület adottságai alapján kell meghatározni. Nem számítógépes, tűzveszélyes tevékenységgel járó távmunka esetén természetesen további tűzvédelmi intézkedések is szükségessé válhatnak.

Szakmai álláspontunk

Számítógépes távmunka esetén a jogszabály nem követeli meg, hogy a munkáltató minden munkavállaló otthonát személyesen megvizsgálja. Álláspontunk szerint azonban az általános írásbeli tájékoztatás önmagában nem minden esetben elegendő: valamilyen formában célszerű felmérni a tényleges munkavégzési helyet is.

Ennek nem kell helyszíni ellenőrzést jelentenie. A gyakorlatban a felmérés történhet a munkavállaló által kitöltött kérdőív, a munkaállomásról készített fényképek, illetve szükség esetén online egyeztetés alapján. Így vizsgálható többek között a munkafelület és az ülőhely kialakítása, a képernyő elhelyezése, a megvilágítás, a rendelkezésre álló tér, valamint a vezetékek és villamos eszközök biztonságos használata.

A felmérés alapján konkrét javaslatok adhatók a hiányosságok megszüntetésére vagy a munkakörülmények javítására. Ezzel a munkáltató nemcsak egy általános szabályzatot ad át, hanem ténylegesen meggyőződik arról, hogy a munkavállaló által választott hely alkalmas-e a rendszeres és biztonságos munkavégzésre.